Las reuniones son una pieza clave en el mundo laboral y empresarial.
Estas poseen múltiples propósitos: desde la planificación y divulgación de estrategias, hasta la integración, motivación, ejemplificación, alineación de objetivos e incluso la generación de ideas innovadoras.
Si has escuchado con frecuencia la necesidad de llevar a cabo reuniones con tu equipo de trabajo, probablemente también has percibido su queja ante lo que parece ser un mal en la empresa: “la juntitis”.
Una condición que los mantiene atrapados en reuniones a lo largo del día, robándoles tiempo que podrían emplear en tareas productivas.
Esta situación nos dice que, a pesar de su aparente importancia, estas juntas a menudo resultan tediosas, interminables y poco fructíferas.
La razón detrás de este problema radica en la omisión de un secreto sencillo pero sumamente eficaz: el enfoque en la etapa previa. Lo que yo le llamo “el antes”.
A continuación, compartiré contigo cinco valiosos consejos que rara vez se mencionan, pero que pueden marcar una profunda diferencia.
1. Preparando el Terreno
Antes de la reunión, es vital emitir una invitación formal, redactada con claridad y persuasión dirigida a todos los involucrados. El truco para asegurar la asistencia, es programar recordatorios a través de diversos canales de comunicación. En una era llena de distracciones, esta simple medida puede marcar la diferencia entre la asistencia preparada o la desconexión.
2. Definiendo el Rumbo
Antes de entrar en acción, es esencial tener una comprensión clara del objetivo. Realizar preguntas introspectivas como “¿Qué buscamos lograr?”, “¿Cómo alcanzaremos este objetivo?” y “¿En qué plazo?” brinda una dirección más nítida. Este enfoque no solo guiará la reunión, sino que también permitirá que los participantes establezcan un presupuesto mental para acuerdos y cumplimiento.
3. Diseñando el Trayecto
Antes del encuentro, difunde la agenda detallada y asigna tiempos específicos a cada participante. Diseña una secuencia lógica que mantenga el interés y la concentración. Incluye un espacio para lluvias de ideas, discusiones y contribuciones adicionales, que permita la creatividad y el análisis.
4. Iniciando con Firmeza
Llega o conéctate a la plataforma virtual al menos diez minutos antes. Eso demuestra respeto por el tiempo y brinda una oportunidad para organizarse. Este margen permite solucionar problemas técnicos, revisar notas y sintonizarse emocionalmente con los objetivos antes de sumergirse en la reunión.
5. Cerrando con Maestría
Antes de concluir, efectúa un resumen conciso de los puntos acordados, incluyendo fechas, responsables y entregables. Además, pregunta a los asistentes cómo se sienten al respecto. Esta simple acción ofrece una evaluación emocional y revela el nivel de compromiso generado por los acuerdos. También proporciona claridad y oportunidad para aclaraciones. Finaliza enviando una minuta y estableciendo el momento para el seguimiento.
En resumen, el éxito de una reunión se forja en las etapas previas.
Estos pasos aparentemente pequeños y sencillos pueden ejercer un impacto colosal. Desde las invitaciones y recordatorios, la agenda detallada con tiempos específicos, la puntualidad y el cierre eficaz, hasta fomentar la participación y el debate, estas acciones pueden transformar tus reuniones en experiencias enriquecedoras y altamente productivas. Invertir en el “ANTES” es la clave para marcar una diferencia en tu organización.
